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Eventmarketing: So füllen Sie jede Veranstaltung

Ob Messe, Konferenz oder Kongress: Veranstaltungen bieten eine seltene Gelegenheit, echte Nähe zum Publikum aufzubauen. In einer Zeit, in der digitale Werbung oft in der Masse untergeht, ermöglichen Events direkten Kontakt, emotionale Erlebnisse und nachhaltige Marketing-Bindung. Doch wie gelingt es, aus einem von Ihnen geplanten Event ein Highlight zu kreieren? In diesem Beitrag schauen wir uns an, was Sie tun können, um Zielgruppen zu identifizieren, Interesse zu wecken, Teilnehmende zu motivieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Was ist Eventmarketing?

Definition und Ziele des Eventmarketings

Eventmarketing ist eine Form des Marketings, die sich auf die Organisation von Veranstaltungen konzentriert, um eine Marke oder ein Unternehmen bekannt zu machen. Dabei kann es sich um eigene Events handeln (z. B. Firmenveranstaltungen, Produktlaunches, Konferenzen) oder um die Beteiligung an bestehenden Veranstaltungen (z. B. Kongresse, Messen, Branchenevents). An den Veranstaltungen steht der qualitative Austausch auf Augenhöhe mit Entscheidern, Fachkräften oder Multiplikatoren im Fokus. Es geht um den Erlebnischarakter, der die Marke für Teilnehmer sichtbar, hörbar und spürbar macht. Eventmarketing ist von daher in der Regel erlebnisorientiert und zielt darauf ab, eine positive Emotion im Besucher auszulösen und diese mit der Marke zu verknüpfen.

Um dies abzubilden, braucht es eine sorgfältige Planung inklusive einer Marketingstrategie. Ziel des Eventmarketings ist es, die Zielgruppe zu erreichen, anzusprechen und zum Event einzuladen. Eventmarketing bezeichnet demnach die gezielte Planung und Umsetzung aller kommunikativen Massnahmen, mit denen eine Veranstaltung im Vorfeld beworben und positioniert wird.

Ein wirksames Eventmarketing beginnt dabei nicht erst wenige Tage vor der Veranstaltung, sondern oft Wochen oder Monate im Voraus. In dieser Phase gilt es, Aufmerksamkeit aufzubauen, Erwartung zu wecken und eine emotionale Verbindung zum bevorstehenden Event zu schaffen. Im Zentrum des Eventmarketings steht die Aufgabe, dass Ihr Event von den richtigen Personen wahrgenommen, besucht und idealerweise auch weiterempfohlen wird. Dafür werden verschiedene Kanäle und Formate genutzt, etwa über Social Media, E-Mail-Kampagnen, Pressearbeit, Einladungen oder Landingpages. Auch Save-the-Date-Aktionen, Teaservideos oder Kooperationen mit Influencern können Teil einer umfassenden Strategie sein.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eventmarketing bei Coca-Cola

Ein besonders wirkungsvolles Beispiel liefert Coca-Cola, die Eventmarketing verwenden, um eine positive Beziehung zu ihren Kunden aufzubauen. Erfolgreich ist Coca-Cola mit seinen berühmten Weihnachtstruck-Touren. Hierbei ist das Event selbst – ein festlich geschmückter Truck, der verschiedene Städte besucht – ist dabei nur die sichtbare Spitze der Kampagne. Bereits Wochen vorher wird über TV-Spots, Social Media, Gewinnspiele und eigens eingerichtete Landingpages auf die Tour aufmerksam gemacht. Die Termine und Orte werden gezielt gestreut, um Spannung aufzubauen. Zudem wird Weihnachten genutzt, um die Marke Coca-Cola mit emotionalem Storytelling zu untermalen. Durch das Event wird die Marke positiv besetzt und die Kunden motiviert, die Produkte zu kaufen.

Die im Voraus geschaffenen Massnahmen sorgen dafür, dass das Event nicht nur besucht wird, sondern mit Vorfreude erwartet und medial begleitet wird. Menschen teilen ihre Erlebnisse und posten Fotos mit dem Truck. Sie tragen so die Markenbotschaft weiter. Coca-Cola gelingt es dadurch, nicht nur Sichtbarkeit zu erzeugen, sondern echte Markenerlebnisse zu schaffen, die sich emotional mit der Weihnachtszeit – und damit mit der Marke selbst – verbinden.

So zeigt das Beispiel eindrucksvoll, dass Eventmarketing weit mehr ist als blosse Werbung für eine Veranstaltung: Es ist die Kunst, eine Geschichte zu erzählen, Menschen zu aktivieren und ein Ereignis so aufzuladen, dass es weit über das eigentliche Event hinaus wirkt.

Eventmarketing-Strategien

Entwicklung einer Eventmarketing-Strategie

Eine erfolgreiche Eventmarketing-Strategie sollte stets auf die individuellen Ziele und die spezifische Zielgruppe eines Unternehmens zugeschnitten sein. Als Grundlage ist hierfür eine präzise Definition der Zielgruppe vonnöten: Wer soll angesprochen werden? Welche Bedürfnisse, Interessen und Kommunikationskanäle sind relevant? Ebenso wichtig ist eine gründliche Analyse der Mitbewerber, um zu verstehen, wie sich das geplante Event im Markt positionieren lässt und wie man sich von bestehenden Formaten abheben kann.

Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die Auswahl passender Eventformate und -typen. Je nach Zielsetzung können das Konferenzen, Kongresse, Produktpräsentationen oder auch hybride Events sein. Diese Auswahl sollte stets im Einklang mit dem Markenkern stehen und die gewünschte Wirkung bei der Zielgruppe unterstützen.

Um die gesamte Zielgruppe zu erreichen, bietet es sich an, sowohl Online- als auch Offline-Massnahmen zu planen. Online können dies Social-Media-Kampagnen, E-Mail-Marketing, gezielte Landingpages oder digitale Anzeigen sein. Im Offline-Bereich zählen klassische PR, Plakatwerbung, Direktmailings oder persönliche Einladungen zu den Möglichkeiten.

Nachhaltigkeit spielt im Eventmarketing eine zunehmend wichtigere Rolle. Dazu gehören beispielsweise die Auswahl umweltfreundlicher Materialien, ressourcenschonende Logistik, lokale Cateringpartner oder die Möglichkeit zur CO₂-Kompensation. Die Beachtung nachhaltiger Aspekte im Eventmanagement trägt nicht nur zur Markenstärkung bei, sondern setzt auch ein Zeichen für gesellschaftliche Verantwortung.

Ziel- und Zielgruppendefinition

Eine klare Definition der Zielgruppe ist ein grundlegender Bestandteil jeder erfolgreichen Eventmarketing-Strategie. Nur wenn bekannt ist, wen man mit einer Veranstaltung erreichen möchte, lassen sich Inhalte, Formate und Kommunikationskanäle zielgerichtet planen und einsetzen.

Die Zielgruppe bestimmen Sie anhand soziodemografischer Merkmale wie Alter, Geschlecht, Wohnort und Bildung. Ebenso wichtig sind Kriterien wie Interessen, Werte, Lifestyle und Kaufverhalten. So finden Sie heraus, was die Zielgruppe motiviert und anspricht. Im B2B-Bereich kommen zusätzliche Faktoren hinzu: Hier lohnt sich die Segmentierung nach Branche, Unternehmensgrösse und Position der Entscheidungsträgerinnen und -träger.

Egal ob B2C oder B2B – wichtig ist in allen Bereichen, dass geprüft wird, welche emotionale Bindung zur Marke besteht und ob eine Teilnahme an ähnlichen Veranstaltungen eine Rolle spielt. Je präziser diese Merkmale erfasst und kombiniert werden, desto besser lässt sich ein Event gestalten, das Relevanz, Mehrwert und emotionale Wirkung für die gewünschte Zielgruppe entfaltet.

SMART-Ziele festlegen

Anstatt vage Formulierungen wie ‭«Wir wollen mehr Reichweite» und ‭«Es soll ein tolles Event werden» zu nutzen, hilft bei der Planung eine klare Erfolgskontrolle. Hier kommen die SMART-Ziele zum Einsatz. Sie lassen sich im Event-Marketing gliedern in spezifisch, messbar, attraktiv (erreichbar), relevant und terminiert. Die Ziele sollten auf der Basis von Faktoren wie der Anzahl der Teilnehmer, der Umsatzsteigerung und der Markenbekanntheit festgelegt werden. Ausserdem sind Faktoren wie Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation wichtig.

Eine kurze Zusammenfassung der SMART-Ziele und ihrer Bedeutung:

1. Spezifisch – Was genau soll erreicht werden?

Ein Ziel sollte klar und eindeutig formuliert sein, z. B.: «Wir möchten mit unserem Messeauftritt 100 qualifizierte Leads generieren» statt einfach nur «neue Kontakte knüpfen».

2. Messbar – Woran erkenne ich den Erfolg?

Alles, was messbar ist, lässt sich später auch auswerten. Nutze demnach relevante Kennzahlen im Eventmarketing:

Anzahl der Event-Teilnehmenden
Social-Media-Reichweite oder Engagement-Rate
Umsatzsteigerung im Anschluss an das Event
Zahl der Neukundenkontakte

3. Attraktiv & erreichbar – Realistisch, aber ambitioniert

Die Ziele sollten motivierend, aber realistisch sein – und zu den verfügbaren Ressourcen passen. Ein kleines Unternehmen kann vielleicht nicht dieselbe Reichweite wie ein Konzern erzielen, aber dennoch ein starkes Event mit hoher Zielgruppenbindung umsetzen.

4. Relevant – Passt das Ziel zur übergeordneten Strategie?

Die Zielsetzung muss mit der Marke, dem Produkt und der übergeordneten Kommunikationsstrategie harmonieren. So kann das Event beispielsweise nicht nur zur Umsatzsteigerung beitragen, sondern auch zur Steigerung der Markenbekanntheit, Kundenzufriedenheit oder Mitarbeitermotivation.

5. Terminiert – Bis wann soll das Ziel erreicht sein?

Ein gutes Ziel hat immer einen klaren Zeitrahmen. Ob das Event selbst ein einmaliger Tag ist oder eine längere Aktivierungskampagne umfasst: Der Zeitraum für die Zielerreichung muss definiert sein – z. B. «innerhalb von 6 Wochen nach dem Event sollen 75 % der Leads kontaktiert worden sein».

Event-Typen und Formate

Konferenzen und Messen

Konferenzen und Messen sind zwei der beliebtesten Event-Typen und wirkungsvolle Formate im Eventmarketing. Solche Veranstaltungen bieten eine hervorragende Gelegenheit, um die Marken eines Unternehmens zu präsentieren und eine emotionale Bindung zu den Teilnehmern aufzubauen.

Konferenzen eignen sich besonders gut, um Fachwissen zu vermitteln, aktuelle Themen zu diskutieren und neue Produkte oder Dienstleistungen im Rahmen von Vorträgen und Workshops vorzustellen. Sie schaffen eine inhaltliche Tiefe, die vor allem bei einem fachkundigen Publikum gut ankommt.

Messen hingegen sind ideale Plattformen, um Produkte live zu präsentieren, potenzielle Kunden persönlich anzusprechen und neue Geschäftskontakte zu knüpfen. Der direkte Austausch an Messeständen und die oft internationale Reichweite machen sie zu einem wichtigen Instrument im B2B-Marketing.

Workshops und Seminare

Workshops und Seminare sind eine effektive Möglichkeit, um Kunden und potenzielle Kunden anzusprechen und eine positive Beziehung aufzubauen. Diese Events bieten eine interaktive Umgebung, die die Teilnehmenden zum aktiven Lernen motiviert. Experten oder Expertinnen können für Vorträge eingeladen werden, um spezifisches Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu vermitteln.

Ein Workshop oder Seminar kann durch die Verwendung von interaktiven Elementen wie Gruppenarbeiten, Diskussionen und Präsentationen gestaltet werden. Die Teilnehmenden können aktiv an der Gestaltung des Events teilnehmen und ihre eigenen Erfahrungen und Ideen einbringen. Dies trägt dazu bei, dass die Teilnehmenden sich wertgeschätzt fühlen und eine positive Beziehung zum Unternehmen aufbauen.

Ein Beispiel für ein erfolgreiches Workshop- oder Seminar-Event ist ein Event, das von einem Unternehmen für seine Kunden organisiert wurde. Das Event bot eine interaktive Umgebung, um die Kunden zum aktiven Lernen zu motivieren. Die Kunden konnten aktiv an der Gestaltung des Events teilnehmen und ihre eigenen Erfahrungen und Ideen einbringen. Dies führte dazu, dass die Kunden sich wertgeschätzt fühlten und eine positive Beziehung zum Unternehmen aufbauten.

Event-Thema und Messaging

Umsatzsteigerung durch Content Marketing

Content Marketing zählt heute zu den effektivsten Methoden, um den Umsatz eines Unternehmens nachhaltig zu steigern. Im Zentrum steht dabei die Erstellung und Verbreitung relevanter, zielgerichteter Inhalte, die nicht nur informieren, sondern auch einen Mehrwert für potenzielle Kunden bieten. Hierbei erzählen Sie Geschichten und lösen echte Probleme Ihrer Kunden. Inhalte sollten informativ, inspirierend oder unterhaltend sein – je nachdem, was die Zielgruppe in ihrer aktuellen Situation anspricht. Gleichzeitig braucht es eine konsistente Markenbotschaft über alle Kanäle hinweg, damit der Content Wiedererkennungswert schafft und zur Positionierung des Unternehmens beiträgt. Nur wenn Inhalte authentisch, glaubwürdig und gut aufbereitet sind, entsteht eine nachhaltige Beziehung zwischen Marke und Mensch – die Grundlage für Kundenbindung, Weiterempfehlung und letztlich auch Umsatzwachstum.

Online-Marketing für Events

Social Media Marketing: Plattformen und Strategien

Social Media ist heute ein zentraler Baustein im Eventmarketing und eine der effektivsten Methoden, um die Zielgruppe zu erreichen. Kaum ein anderes Instrument bietet so viel Reichweite, Interaktion und Zielgruppenfokus auf Plattformen wie Instagram, Facebook, TikTok oder LinkedIn. Um ein Event erfolgreich online zu bewerben, braucht es eine durchdachte Strategie.

Der erste Schritt ist die Wahl der passenden Plattform(en), die sich nach Zielgruppe und Eventtyp richtet. Instagram eignet sich ideal für visuelle Eindrücke, Stories und Reels, besonders bei Lifestyle-, Kultur- oder Networking-Events. Facebook bleibt eine starke Plattform zur Eventerstellung, Ticketintegration und Communitypflege. LinkedIn ist dagegen die erste Wahl für Fachveranstaltungen, Kongresse oder Business-Events, während TikTok sich hervorragend für kreative Teaser, Challenges oder interaktive Inhalte eignet – besonders bei einer jüngeren Zielgruppe.

Nutzen Sie die Plattformen, um klare Call-to-Actions einzubauen, mit Posts zu Save the Date, Anmeldung, Countdown und Behind-the-Scenes. Besonders wirkungsvoll sind interaktive Formate wie Umfragen, Gewinnspiele oder Live-Sessions. Unterstützen Sie Ihren Post mit den richtigen Hashtags und kooperieren Sie evtl. mit einem passenden Influencer. Dies hilft, um zusätzlich Reichweite und Sichtbarkeit zu steigern.

Nach der Veranstaltung ist Social Media geeignet, um an das tolle gemeinsame Event zu erinnern, visuelle Eindrücke zu teilen, um Feedback zu fragen und die Community weiter zu binden.

Online-Werbung: Zielgruppen und Budgetierung

Online-Werbung ist eine der effektivsten Methoden, um die Zielgruppe zu erreichen, die Sie für Ihr Event definiert haben. Wer genau angesprochen werden soll – etwa potenzielle Eventteilnehmer, Fachbesucher oder Konsumenten mit bestimmten Interessen – entscheidet darüber, auf welchen Plattformen geworben wird und wie die Ansprache erfolgt.

Ebenso entscheidend ist die Budgetierung. Statt willkürlich Beträge einzusetzen, sollte das Werbebudget strategisch geplant werden – abhängig von Ziel, Reichweite und Laufzeit der Kampagne. Online-Plattformen wie Meta (Facebook & Instagram), Google Ads oder LinkedIn ermöglichen eine exakte Budgetsteuerung, oft bereits mit kleinen Beträgen. Dabei können Kampagnen kontinuierlich überwacht und optimiert werden, um das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzielen.

Kombiniert man eine klare Zielgruppenstrategie mit flexibler Budgetkontrolle, wird Online-Werbung nicht nur messbar, sondern auch besonders wirksam – vor allem im Rahmen von Eventmarketing, wo zeitlich begrenzte Aktionen hohe Aufmerksamkeit erzeugen können.

Lessons Learned: Datenanalyse und Erfolgsmessung

Feedback von Teilnehmenden und Stakeholder

Die Analyse der Stärken und Schwächen ist ein wichtiger Aspekt des Eventmarketings. Das Feedback von Teilnehmenden und Stakeholdern spielt eine zentrale Rolle im Eventmarketing, da es wertvolle Informationen zur Verbesserung von zukünftigen Veranstaltungen liefert. Es ermöglicht eine fundierte Bewertung der Eventperformance und hilft, das Event besser an die Bedürfnisse der Zielgruppe anzupassen.

Die Analyse des Feedbacks sollte dabei auf verschiedenen Faktoren beruhen:

Zielgruppe und Teilnehmererfahrung:
- Das Feedback sollte in Bezug auf die Bedürfnisse und Erwartungen der spezifischen Zielgruppe untersucht werden. Hierzu gehören Aspekte wie der Inhalt, die Qualität der Veranstaltung, die Atmosphäre und die Interaktivität. Eine detaillierte Auswertung dieser Punkte kann dabei helfen, das Eventformat und die Inhalte für zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.
Branche und Markttrends:
- Es ist auch wichtig, das Feedback im Kontext der aktuellen Markttrends und der spezifischen Branche zu analysieren. Welche Themen, Formate und Innovationen sind für die Teilnehmenden von Interesse? Ein Event, das beispielsweise die neuesten Trends oder Technologien in einer bestimmten Branche aufgreift, wird von den Teilnehmenden oft positiver bewertet.
Unternehmensziele und Markenimage:
- Das Feedback sollte auch in Bezug auf die Zielsetzungen des Unternehmens und die Positionierung der Marke ausgewertet werden. Wurde das Event als authentisch wahrgenommen? Wurde das gewünschte Image oder die Markenbotschaft effektiv kommuniziert? Feedback in dieser Kategorie hilft zu verstehen, wie das Event die Unternehmensziele unterstützt hat und ob das Event zur Markenbindung beiträgt.
Kundenzufriedenheit:
- Die Zufriedenheit der Teilnehmenden ist ein Schlüsselfaktor. Wurden ihre Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen? Wurden die logistischen Aspekte (z. B. Anmeldung, Verpflegung, Technik) und die Interaktion mit dem Event-Team positiv wahrgenommen? Eine detaillierte Analyse dieser Punkte kann wertvolle Erkenntnisse liefern, um das Event noch besser auf die Bedürfnisse der Kunden auszurichten.
Mitarbeitermotivation und Teamleistung:
- Auch das Feedback der Mitarbeitenden und des Event-Teams ist von Bedeutung. Wie war die Zusammenarbeit während der Planung und Durchführung des Events? Hat das Event-Team die Ziele des Events erreicht? Ein motiviertes und zufriedenes Team trägt massgeblich zum Erfolg einer Veranstaltung bei, und Feedback aus dieser Perspektive kann helfen, interne Prozesse zu verbessern.

Herausforderungen und Chancen

Fazit und Ausblick auf die Zukunft des Eventmarketings

Das Eventmarketing steht vor zahlreichen Herausforderungen, aber auch vor grossen Chancen, die durch technologische Entwicklungen und veränderte Zielgruppenbedürfnisse entstehen.

Herausforderungen:

Technologische Veränderungen: Die Integration von physischen und digitalen Events (Hybrid-Events) stellt Eventmarketer vor technische und logistische Herausforderungen.
Veränderte Zielgruppen-Erwartungen: Die Zielgruppe erwartet personalisierte Erlebnisse und nachhaltige Veranstaltungen.
Wettbewerb: Die zunehmende Zahl an Veranstaltungen erfordert kreative und einzigartige Konzepte, um sich abzuheben.
Kostenmanagement: Eventmarketer müssen qualitativ hochwertige Erlebnisse bei begrenztem Budget schaffen.

Chancen:

Technologie: Neue Technologien wie AR, VR und KI bieten spannende Möglichkeiten für interaktive und immersive Events.
Hybrid-Events: Diese erweitern die Reichweite, indem sie physische und digitale Teilnehmer ansprechen.
Nachhaltigkeit: Grüne, umweltfreundliche Events werden zunehmend zum Wettbewerbsvorteil.
Datenanalyse: Tools zur Analyse von Teilnehmerdaten helfen, den Erfolg von Events zu messen und die Teilnehmererfahrung zu optimieren.

Fazit und Ausblick

Es kann herausfordernd sein, durch Marktkonkurrenz, Digitalisierung und andere Entwicklungen ein Event zu veranstalten, das sich von anderen abhebt. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, innovative Formate zu entwickeln – denn die Erwartungen stehen hoch. Und trotzdem: Nutzen Sie die Möglichkeiten und Ressourcen, die Sie haben, um genau Ihrer Zielgruppe zu begegnen. Wagen Sie, eine Veranstaltung zu planen, um Ihren potenziellen Kunden im realen Leben zu begegnen und auf einer immer seltener werdenden Begegnungsebene – ganz ohne Bildschirm – in Kontakt zu treten.