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Ein erfolgreiches Business Event planen und durchführen

Business Events sind ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Unternehmensstrategien. Sie dienen dazu, Ziele zu erreichen, die Markenbekanntheit zu steigern und die Beziehungen zu Kunden, Partnern und Investoren zu stärken. Wie ein solches Event gelingt, können Sie hier nachlesen.

Warum Business Events wichtig sind

Durch den direkten Kontakt zu Kunden und Partnern bei einem Business Event wird Vertrauen aufgebaut, während Networking und der Austausch von Ideen die Zusammenarbeit optimieren und das Zugehörigkeitsgefühl sowie die Motivation der Mitarbeitenden fördern.

Business Events schaffen zudem eine Gelegenheit, als Marke sichtbar zu werden und das eigene Produkt bzw. die eigene Dienstleistung live erlebbar zu machen. Der persönliche Austausch ermöglicht wertvolles Kundenfeedback, fördert die Leadgenerierung und unterstützt den Vertrieb. Events eröffnen Unternehmen die Chance, Markttrends und Kundenwünsche besser zu verstehen.

Workshops und Fachvorträge verwandeln Business-Events in Plattformen des Wissenstransfers. Gäste und Mitarbeitende profitieren von Expertenwissen und neuen Ideen des Unternehmens. Zudem ist es eine Chance für das Publikum, Rückfragen zu stellen.

Live-Events schaffen unvergessliche Erlebnisse und sind folglich ein effektives Instrument, um mit Emotionen die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Sie fördern Wachstum, Innovation und stärken langfristig den Erfolg eines Unternehmens. Doch damit ein solches Event Wirkung zeigt, ist eine gründliche Planung entscheidend.

Ziele und Zielgruppen definieren

Ein klarer Fokus ist der erste Schritt zum Erfolg. Definieren Sie die Hauptziele Ihres Events – sei es die Steigerung der Markenbekanntheit, die Generierung von Leads, die Verbesserung des Images oder die Wissensvermittlung. Legen Sie sich fest und konkretisieren Sie Ihr Vorhaben, um das Ziel messbar zu machen.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie Ihre Zielgruppe. Ob B2B-, B2C- oder interne Zielgruppen – passen Sie Ihr Event-Konzept an deren Bedürfnisse, Interessen und Herausforderungen an. Überprüfen Sie, ob Ihre Zielsetzung mit den Erwartungen der Zielgruppe übereinstimmt.

Business Event-Konzeption und -Planung

Nachdem Ziele definiert und die Teilnehmer gewählt wurden, kann in einem nächsten Schritt ein umfassendes Event-Konzept erstellt werden, das alle Aspekte des Events abdeckt.

In der Planungsphase werden alle organisatorischen Details konkretisiert. Dazu gehören Budgetaufstellung, Location-Auswahl, Zeitmanagement, Event-Design sowie die Koordination von Dienstleistern und Technik. Ein detaillierter Projektplan mit klaren Meilensteinen sorgt dafür, dass alle Aufgaben fristgerecht umgesetzt werden. Eine durchdachte Notfallplanung ist ebenfalls wichtig, um auf unvorhergesehene Situationen vorbereitet zu sein.

Corporate Event-Typen

Es gibt eine grosse Auswahl an Event-Typen, die unterschiedlichen Geschäftszwecken dienen und auf unterschiedliche Menschen zugeschnitten sind:

Generalversammlungen
Mitarbeiterfeste
Teambuilding-Events
Kick-Off-Meetings
Schulungen & Workshops
Preisverleihungen
Produktpräsentationen
Messen & Ausstellungen
VIP-Abende
Fachvorträge & Seminare
Informationsveranstaltungen
Hybride Konferenzen und Livestream-Events

Das Programm und die Themen hängen von Ihrer Wahl des Corporate Events ab.

Business Event - Location

Wählen Sie Ihre Event-Location je nach Anlass, Zielen und Zielgruppe. Die Location sollte für die Zielgruppe gut erreichbar sein. Auch Parkmöglichkeiten und Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr spielen eine grosse Rolle. Stellen Sie sicher, dass die Location leicht zugänglich ist.

Berücksichtigen Sie zudem die Kapazität und die Ausstattung der Location. Je nach Art des Events werden unterschiedliche Anforderungen gestellt: Von moderner Präsentationstechnik, über WLAN und Beleuchtung bis hin zu Bühnenaufbau und Audiotechnik. Die Location sollte flexibel genug sein, um individuelle Konzepte umzusetzen. Auch die Raumgrösse muss zur Teilnehmerzahl passen – zu kleine Räume wirken gedrängt, zu grosse Räume können unpersönlich wirken.

Zudem sind das Ambiente und die Servicequalität von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Atmosphäre zum Anlass der Veranstaltung passt – ob elegant, modern oder kreativ. Prüfen Sie Catering-Angebote und Zusatzleistungen und besichtigen Sie die Location frühzeitig, um einen guten Eindruck zu gewinnen.

Event-Design und -Technik

Das Event-Design spielt eine zentrale Rolle dabei, wie die Atmosphäre und das Erlebnis der Veranstaltung wahrgenommen werden. Entwickeln Sie ein Event-Design, das Ihre Marke und Ihre Botschaft widerspiegelt. Das Design umfasst das visuelle Konzept, das Branding und die Raumgestaltung. Überlegen Sie sich eine Dekoration, die Ihr Event-Thema visuell unterstützt. Nutzen Sie Banner oder Aufsteller, um Ihre Marke hervorzuheben. Überlegen Sie sich, welche technischen Elemente zur Umsetzung Ihres Programms benötigt werden: Mikrofone, Lautsprecher, Leinwände, Projektoren etc.

Die richtige technische Ausstattung verhindert Störungen bei Reden und Präsentationen. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe bei der Auswahl der Technik.

Ein zuverlässiges technisches Team ist unerlässlich, um Probleme während des Events zu vermeiden und eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

Sicherheit und Notfallplanung

Eine Notfallplanung ist essentiell, um Zwischenfälle zu verhindern und die Sicherheit Ihrer Gäste zu gewährleisten. Entwickeln Sie einen Notfallplan, der alle möglichen Szenarien abdeckt. Es ist wichtig, dass die Teilnehmer Infos über Fluchtwege und Notfallprozeduren bekommen, und dass ausreichend Sicherheitskräfte oder geschultes Personal vor Ort sind, um im Falle eines Vorfalls schnell reagieren zu können.

Stellen Sie sicher, dass die Event-Location sicher und zugänglich ist. Planen Sie, was Sie im Falle eines technischen Ausfalls oder eines medizinischen Notfalls tun können. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege fest, damit im Ernstfall schnell gehandelt werden kann.

Marketing und Promotion

Da Sie zu Beginn festgelegt haben, welche Ziele Sie für Ihr Business Event haben, können Sie nun Ihr Marketingkonzept gestalten. Auf dieser Basis können Sie die richtigen Marketingkanäle auswählen, um die gewünschte Zielgruppe gezielt zu erreichen. Social Media, E-Mail-Marketing, Event-Webseiten und gezielte Werbung sind dabei zentrale Elemente der Event-Promotion.

Die Werbemassnahmen sollten frühzeitig und regelmässig über verschiedene Kanäle hinweg laufen, um eine breite Aufmerksamkeit zu generieren. Die Nutzung von sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Facebook, X oder Instagram ermöglichen es, direkt mit der Zielgruppe zu interagieren. Nutzen Sie Influencer-Marketing und PR-Aktionen, um das Event in relevanten Branchenkreisen bekannt zu machen.

Budget und Finanzierung

Verlieren Sie in all der Planung Ihr Budget nicht aus den Augen, um keine finanziellen Überraschungen zu erleben. Es gibt eine Menge Kostenpunkte, die Sie im Blick behalten sollten.

Sie benötigen Budget für:

Location
Technik
Catering
Personal
Dekoration
Werbung
Event-spezifische Dienstleistungen

Erstellen Sie einen Event-Finanzplan, um die Ausgaben zu überblicken und sicherzustellen, dass Ihr Budget alle Kosten abdeckt. Weil immer irgendetwas dazu kommt, an des niemand gedacht hat, ist es dabei gut, etwas Spielraum für unvorhergesehene Kosten einzuplanen.

Für grössere Events, insbesondere wenn externe Gäste oder Partner eingeladen werden, können Sponsoren oder Partnerschaften eine wertvolle Finanzierungsquelle darstellen. Crowdfunding oder Ticketverkäufe können ebenfalls Optionen sein, um das Event zu finanzieren.

Projektmanagement und Koordination

Nachdem Sie einen Projektplan entwickelt haben, ist der nächste Schritt, ein Team zusammenstellen, das sich für die Umsetzung der Details verantwortlich fühlt. Wählen Sie hierfür die richtigen Projektmanager und Koordinatoren. Ein gutes Projektmanagement-Tool kann dabei helfen, Aufgaben zu delegieren, Fortschritte zu überwachen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

Natürlich muss die Koordination während des Events gewährleistet sein, damit alle Prozesse Hand in Hand gehen. Alle beteiligten Teams, Dienstleister und Partner müssen regelmässig informiert und in den Ablauf eingebunden werden. Sorgen Sie für eine enge Zusammenarbeit mit der Location, Technik-Teams, Catering und Sicherheitskräften. Eine effektive Kommunikation erleichtert den Ablauf und bietet auch den Gastgebern ein bereicherndes Erlebnis.

Businessevent-Durchführung und -Moderation

Entwickeln Sie ein Konzept für die Event-Durchführung und -Moderation und wählen Sie die richtigen Moderatoren. Berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe, damit Ihr Corporate Event zum Erfolg wird. Fesseln Sie das Publikum mit Unterhaltung, Know-How und dem passenden Ton. Während der Durchführung ist es wichtig, flexibel auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren und schnell Lösungen zu finden, ohne das Gesamterlebnis zu beeinträchtigen.

Evaluation und Follow-up

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Nachbereitung des Business Events. Es zahlt sich aus, wenn Sie sich schon vorab Gedanken darüber machen, wie Sie die Ziele messen und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen wollen. Dies umfasst die Analyse verschiedener Kennzahlen wie Teilnehmerzahlen, Gästezufriedenheit, erreichte Ziele (z. B. Leads, Markenbekanntheit) und das Feedback der Teilnehmer.

Nutzen Sie das Feedback als Ressource, um die bestehenden Ansätze auszubauen. Beantworten Sie dabei auch häufig gestellte Fragen, um Unklarheiten zu beseitigen und den Teilnehmern eine Orientierungshilfe zu bieten. Lernen Sie, welche Bereiche funktioniert haben und was verbessert werden kann.

Achtung: Eine ganz entscheidende Gelegenheit ist das Follow-Up. Nach dem Event lohnt es sich, die Gäste in den Kommunikationsprozess einzubinden, um langfristige Beziehungen aufzubauen und damit das Ereignis weiter in Erinnerung bleibt. Dies kann durch personalisierte Dankes-E-Mails, das Teilen von Event-Inhalten wie Fotos, Videos oder Präsentationen sowie durch das Einholen von weiterem Feedback geschehen. Auch nach dem Event kann das Networking weitergehen. Zudem bietet sich die Möglichkeit, nach dem Event gezielt weitere Aktionen anzubieten, wie etwa Webinare oder Angebote. Ein gut durchdachtes Follow-up stärkt nicht nur das Unternehmensimage, sondern sorgt auch dafür, dass das Event weiterhin positive Auswirkungen auf die Marke und die Beziehungen zu den Teilnehmern hat.

Fazit: Events als Teil der Unternehmensstrategie

Ein Business-Event bietet eine einzigartige Chance, Ihre Marke zu stärken, Kundenbindung zu fördern und Ihre Unternehmensstrategie voranzutreiben. Mit einer klaren Zielsetzung, sorgfältiger Planung und gezieltem Marketing schaffen Sie unvergessliche Erlebnisse, die langfristig zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.