Für ein Seminar, Meeting oder eine Sitzung benötigen Sie offensichtlich einen passenden Raum. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen, worauf Sie bei der Raumauswahl achten können, damit sich Ihre Teilnehmer wohlfühlen und Ihr Event ein Erfolg wird. Sie werden auch merken, dass die Auswahl des Raums viel mehr beinhaltet als nur den Raum an sich.
Der Tagungsraum
Raumgrösse und Möblierung
Der Tagungsraum sollte natürlich nicht zu klein aber auch nicht zu groß sein. Rechnen Sie abhängig von der Bestuhlung mit einem Platzbedarf von ca. 3 bis 4 m2 pro Teilnehmer. Falls Sie Rollenspiele oder Teambuildings innerhalb des Seminarraums planen, müssen Sie den dafür benötigten Platz zusätzlich mit einplanen.
Ergonomische Stühle und großzügige Tische sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer bequem sitzen und genug Platz für Präsentations-Materialien oder eigene Mitschriften haben. Eventuell benötigen Sie zusätzliche (Beistell-)Tische oder ähnliches als Ablage für Material.
Ambiente und Atmosphäre
Ein sehr wichtiger Punkt ist die Atmosphäre des Sitzungszimmers. Schließlich sollen Ihre Teilnehmer sich den ganzen Tag über dort wohlfühlen. Das Ambiente wird bestimt durch die Sauberkeit des Raums, der Farbe von Wänden und Decken und dem architektonischen Design. Suchen Sie sich einen Raum mit einem zu Ihnen passenden Flair. Ein großer Vorteil sind viele Fenster mit reichlich Tageslicht und einer schönen Aussicht. Das entspannt die Teilnehmer und sie können sich länger konzentrieren.
Technische Ausstattung
Kein Meeting kommt heutzutage ohne technische Hilfsmittel aus. Ein schnelles und stabiles WLAN sollte auf jeden Fall vorhanden sein. Ein Beamer gehört zur Standardausrüstung. Klären Sie vorher, welchen Adapter Sie von Ihrem Laptop zum Beameranschluss benötigen. Falls Sie ein Video oder eine Präsentation mit Toneffekten, Interviews oder Hintergrundmusik vorführen wollen, ist eine der Raumgröße angemessene Tonanlage notwendig. Bei etwas größeren Seminaren kann man die Stimme durch ein Mikrofon verstärken, so dass alle Teilnehmer Sie gut hören und verstehen. Sprechen Sie sich hierzu mit dem Ansprechpartner der Location ab.
Falls Ihre Teilnehmer während des Meetings an Ihren Laptops arbeiten, benötigen sie genug Steckdosen zur Stromversorgung. Und trotz aller modernen Technik gehören auch immer noch eine Flipchart mit Stiften und ggf. ein Moderationskoffer zur Ausstattung eines Tagungsraums. In den meisten Fällen muss man den Moderationskoffer separat hinzumieten.
Um den Tagungsraum herum
Werfen Sie auch einen Blick VOR den Raum. Ist der Eingangsbereich ansprechend gestaltet? Gibt es Aufenthaltsmöglichkeiten? Je nach Eventlocation ist eine Garderobe im Sitzungszimmer oder davor sinnvoll. Die sanitären Anlagen sollten ausreichend vorhanden, einfach zu erreichen und natürlich sauber sein.
Falls Sie in Ihrem Seminar mit Breakout-Sessions arbeiten, benötigen Sie genügend Möglichkeiten, sich in anderen Räumen oder im Aufenthaltsbereich zu verteilen.
Die Eventlocation
Erreichbarkeit der Location
Gerade im städtischen Raum sind die Parkmöglichkeiten oft begrenzt. Achten Sie darauf, dass die Eventlocation genug Parkplätze für Ihre Seminarteilnehmer bereithält und ob Parkgebühren anfallen. Genauso wichtig ist die Erreichbarkeit der Location mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Und vernachlässigen Sie auch die Fahrradfahrer unter Ihnen nicht! Falls das Thema in Ihrer Firmenkultur einen hohen Stellenwert hat, freuen sich auch die Radfahrer auf eine gute Erreichbarkeit der Location und sichere Abstellplätze für die Fahrräder und E-Bikes. In Basel profitieren Sie zusätzlich von einem stadtnahen Flughafen, so dass auch Ihre Konferenzteilnehmer von weiter her den Tagungsraum gut erreichen können, z.B. per Taxi oder Shuttle-Service.
Barrierefreiheit
Falls Sie Tagungsteilnehmer mit eingeschränkter Mobilität erwarten, überprüfen Sie, ob alle wichtigen Wege barrierefrei sind. Z.B. vom Parkplatz zum Tagungsraum, vom Tagungsraum zum Mittagessen und natürlich auch der Zugang zu den sanitären Anlagen. Falls nicht, klären Sie mit Ihrem Ansprechpartner, ob dafür mobile Rampen o.ä. bereit gehalten werden.
Umgebungsgelände
Eine schöne Umgebung kann ein Seminar auf unterschiedliche Art und Weisen positiv beeinflussen:
- Verschaffen Sie Ihren Teilnehmern schon bei der Anfahrt einen positiven ersten Eindruck. Macht es Lust, sich hier einen ganzen Tag oder sogar mehrere Tage aufzuhalten?
- Ausblicke aus dem Tagungsraum ins Grüne entspannen Augen und Gehirn. Das steigert das Wohlbefinden der Teilnehmer und die Konzentrationsfähigkeit.
- Die Umgebung kann für aktive Pausen genutzt werden. Frische Luft und Bewegung wirken sich positiv auf die Teilnehmer aus.
Catering
Getränke & Snacks während der Tagung
Während einer Tagung stehen üblicherweise Getränke in Form von Wasser, Fruchtsäften und Kaffee oder Tee bereit. Und Energiespender in Form von Obst, Nüsschen oder Schokolade. Beides sollte regelmäßig vom Personal der Location frisch aufgefüllt werden. Bei Nachmittagsseminaren bietet sich zusätzlich eine Kaffee- und Kuchenpause an.
Mittagessen
Bei ganztägigen Meetings benötigen Sie natürlich auch ein Mittagessen. Klären Sie mit der Location, ob es ein hauseigenes Restaurant gibt oder ob Mittagessen von einem Cateringservice angeliefert wird. Locations ohne eigene Gastronomie arbeiten oft mit einem festen Cateringpartner zusammen. Ist beides nicht der Fall, müssen sie auf ein nahegelegenes Restaurant zurückgreifen. Berücksichtigen Sie etwaige spezielle Bedürfnisse oder Unverträglichkeiten Ihrer Teilnehmer und melden Sie das rechtzeitig im Voraus der Küche. Für Tagungen, Seminare etc. bietet sich ein Mittagessen als Büffet an.
Catering bei mehrtägigen Events
Sollte Ihre Tagung zwei Tage oder länger dauern, erweitert sich der Bedarf zusätzlich auf ein Frühstücksangebot und Abdendessen. In dem Fall ist es schon sehr von Vorteil, wenn das komplette Catering und auch die Übernachtungsmöglichkeiten direkt von der Eventlocation gestellt werden können. So ersparen Sie sich eine Menge logistischer Herausforderungen und den Zeitverlust durch Hin- und Herfahrten zwischen mehreren Standorten.
Ansprechpartner und Servicekräfte
Ansprechpartner der Location
Mit der wichtigste Aspekt bei der Anmietung eines Tagungsraums ist die persönliche Beratung und Betreuung im Vorfeld Ihres Meetings. Fühlen Sie sich von Ihrem Ansprechpartner oder Ihrer Ansprechpartnerin willkommen geheißen und gut beraten? Inwieweit ist der Anbieter bereit, auf Sonderwünsche einzugehen?
Service während des Events
Und auch während des Events sollte auf angemessene Art und Weise Personal als Ansprechpartner vor Ort sein um z.B. Hilfestellung bei technischen Problemen zu geben oder wie oben beschrieben sich um das Catering zu kümmern.
Kosten
Raummiete der Eventlocation
Für die Anmietung eines Seminarraums entstehen natürlich Kosten. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters darauf, welche Leistungen inklusive sind und welche zusätzlich hinzugebucht werden müssen, z.B. ein Moderationskoffer oder Getränke und Snacks.
Sonstige Kosten
Ausserdem entstehen Ihnen zusätzliche Kosten für größere Caterings wie das Mittagessen oder falls Sie z.B. weitere Räumlichkeiten für Breakout-Sessions benötigen.
Einfach Räume mieten
Auf dem Chrischona Berg bieten wir Ihnen für Ihr Seminar ein Rundum-Paket mit Eventlocation, Technik, Catering und Übernachtung an. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
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